Privacy Policy

Stato: **BOZZA NON PUBBLICATA**

Data di efficacia: 27 settembre 2026

Versioni precedenti: restano immutabili

Elaborazione facoltativa dei documenti dell'Host

LAISALIS può offrire all'Host una funzione facoltativa che consente di caricare un documento PDF oppure inserire direttamente una descrizione testuale contenente informazioni relative alla struttura, come istruzioni di arrivo, accesso, Wi-Fi, regole, check-in e check-out. La funzione ha lo scopo di predisporre una prima bozza strutturata della guida e ridurre il lavoro di inserimento manuale.

Quando l'Host avvia volontariamente l'analisi, l'intero PDF e l'eventuale testo aggiuntivo, oppure la descrizione testuale usata autonomamente, vengono trasmessi al fornitore del servizio di intelligenza artificiale utilizzato da LAISALIS, attualmente OpenAI, per l'estrazione e la classificazione delle informazioni. La fonte può quindi contenere dati personali o informazioni operative inserite dall'Host. L'Host deve inserire soltanto contenuti pertinenti e che è autorizzato a trattare e trasmettere.

Per l'elaborazione richiesta volontariamente dall'Host e necessaria a predisporre la guida o ad adottare misure precontrattuali richieste dall'Host, la base giuridica è l'articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR. Le attività strettamente necessarie alla sicurezza del servizio, alla prevenzione di abusi e duplicazioni, al controllo dei costi e all'audit tecnico minimale sono svolte sulla base del legittimo interesse di LAISALIS ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR, nel rispetto dei principi di necessità, proporzionalità e minimizzazione dei dati.

La richiesta viene inviata tramite la Responses API con la memorizzazione applicativa della risposta disattivata (`store: false`). Vengono trasmessi a OpenAI l'intero PDF, il nome del file, l'eventuale testo aggiuntivo o la descrizione libera, le istruzioni di estrazione e lo schema del risultato.

Secondo le condizioni e i controlli applicabili all'API OpenAI, i dati API non vengono utilizzati per addestrare o migliorare i modelli salvo adesione esplicita del cliente. Alla data della presente bozza, nell'organizzazione OpenAI utilizzata da LAISALIS risultano disabilitate la condivisione degli input e output API, la condivisione dei dati di valutazione e messa a punto e la condivisione del feedback per il miglioramento dei modelli.

Il progetto OpenAI `LAISALIS PROD` è configurato con residenza `Global`. Non risultano attivi Zero Data Retention, Modified Abuse Monitoring o Data Residency UE e la presente informativa non dichiara tali controlli come applicati. Secondo la configurazione standard OpenAI, i log di monitoraggio degli abusi possono contenere prompt, risposte e metadati derivati e possono essere conservati fino a 30 giorni, salvo conservazioni più lunghe richieste dalla legge o ragionevolmente necessarie per proteggere i servizi o terzi.

Secondo il Data Processing Addendum OpenAI previsto per i clienti stabiliti nello Spazio Economico Europeo o in Svizzera, il servizio è contrattualmente fornito da OpenAI Ireland Ltd. Quando i dati vengono trasferiti da OpenAI Ireland verso affiliate o destinatari situati in Paesi che non garantiscono un livello di protezione equivalente, il DPA prevede l'utilizzo di un meccanismo di trasferimento applicabile, che può includere una decisione di adeguatezza oppure le Clausole Contrattuali Tipo approvate dalla Commissione europea, integrate ove necessario da misure supplementari. Questa disciplina contrattuale dei trasferimenti non equivale a una configurazione di Data Residency UE: il progetto LAISALIS resta configurato con residenza `Global`.

LAISALIS non salva il file PDF originale nel proprio database o archivio applicativo dopo la risposta dell'analisi. Il file viene mantenuto in memoria soltanto per il tempo necessario a trasmetterlo al servizio AI e ricevere l'esito. Non viene creato un oggetto persistente nel servizio Files del provider.

I dati strutturati estratti, le relative fonti, lo stato di revisione e le correzioni dell'Host vengono conservati nella bozza LAISALIS. Nella fase anonima la bozza risiede esclusivamente nel `localStorage` del browser utilizzato e non viene copiata in un archivio server-side LAISALIS. La bozza ha validità applicativa di 7 giorni: dopo la scadenza l'applicazione non la utilizza e la elimina o sostituisce alla successiva apertura. Il browser non consente a LAISALIS di cancellare autonomamente dati locali mentre il sito è chiuso; il dato può quindi restare fisicamente sul dispositivo fino alla successiva apertura, alla cancellazione dei dati del browser o alla rimozione immediata richiesta dall'Host mediante `ELIMINA BOZZA`.

Per 24 ore LAISALIS conserva lato server il risultato strutturato dell'analisi, comprese informazioni estratte, fonti, stati di revisione, avvisi e metadati tecnici necessari alla deduplica. Il PDF originale non fa parte della cache. Alla scadenza, un processo programmato trasferisce nel ledger soltanto metadati tecnici e di costo privi del risultato estratto, quindi elimina la riga di cache. Il ledger minimale contiene hash tecnici di bozza, documento e richiesta, stato, token, costi, tentativi, codice di errore e timestamp; non contiene PDF, testo libero o `result_json`. Il ledger viene conservato per 90 giorni per controllo dei costi, sicurezza e audit tecnico, quindi eliminato dal medesimo processo programmato.

Il risultato dell'analisi può contenere errori. LAISALIS indica separatamente le informazioni trovate, mancanti o da controllare e richiede all'Host di verificare i dati prima dell'applicazione. Le informazioni ambigue o in conflitto non devono essere trasformate automaticamente in dati certi. Le modifiche manuali apportate dall'Host a un campo già estratto non generano una nuova analisi AI.

Prima di avviare l'analisi, l'Host deve dichiarare di essere autorizzato a trattare e trasmettere le informazioni contenute nel documento o testo e di avere escluso dati personali non necessari o categorie particolari di dati personali non pertinenti al servizio. Tale dichiarazione non sostituisce le accettazioni e le informative richieste durante il checkout.

Cancellazione

L'Host può eliminare la bozza anonima dal dispositivo mediante il comando dedicato. Poiché il PDF originale non viene conservato da LAISALIS dopo la risposta, non esiste un archivio applicativo LAISALIS dal quale cancellare successivamente il documento originale. Restano applicabili al provider AI i tempi tecnici e di monitoraggio descritti sopra.

Contatti

Per richieste relative al trattamento dei dati personali: `assistenza@laisalis.it`.